Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Yustii | NIT: 901498220 | yustii.com

Última actualización: 04 de noviembre de 2021

  1. GENERALIDADES

En cumplimiento de los mandatos de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, los cuales consagran el derecho que tienen todas las personas a “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas” en bancos de datos y en archivos de entidades privadas y la obligación de quien recolecta, trata y permite la circulación de la información para brindar garantías constitucionales, así como, el derecho de toda persona “de informar y recibir información veraz e imparcial”.

De igual manera, teniendo en consideración que la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, establece en sus artículos 17 y 18 los deberes de los encargados y Responsables del tratamiento de los Datos Personales, dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales.

En el mismo sentido, el Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece aspectos inherentes con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales y los Avisos de Privacidad.

Conforme a lo anterior, la sociedad YUSTII S. A. S., en cumplimiento de sus obligaciones respecto del tratamiento de Datos Personales de sus USUARIOS y terceros adopta mediante el presente documento su política de uso y manejo de la información personal que posee en las bases de datos USUARIOS de la plataforma digital YUSTII, en adelante YUSTII o LA PLATAFORMA.

La presente Políticas se aplica a toda información personal de los USUARIOS de YUSTII, empleados, contratistas, proveedores o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a YUSTII S. A. S., siempre y cuando involucre el tratamiento de datos personales. 

YUSTII S. A. S., irá actualizando esta política, en atención a las novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales o a sus políticas internas, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante publicación en LA PLATAFORMA y a través de envío de la misma por los medios electrónicos suministrados. Por esta razón, se recomienda al Titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

  1. OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de la presente política YUSTII S. A. S., tiene como objetivo, garantizar la reserva y seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales que sean recolectados, tratados, circulados, almacenados y/o suprimidos legalmente a través de YUSTII, por los USUARIOS, colaboradores y/ o por cualquier otra persona; conforme a lo establecido en las normas señaladas en el capítulo anterior. 

  1. OBLIGATORIEDAD Y CUMPLIMIENTO

La presente Política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados de YUSTII S. A. S., colaboradores y terceros que actúen en nombre de YUSTII S. A. S., así como todos aquellos que se inscriban de manera voluntaria a YUSTII y hagan uso de los servicios ofrecidos por la misma. 

Por lo tanto, todos aquellos deberán velar por observar y respetar la ley de protección de datos personales y la presente política en el giro ordinario de las funciones que desempeñen. Así las cosas, todos los procesos de YUSTII que involucren el Tratamiento de Datos Personales, deberán observar y someterse a lo dispuesto en esta política, y en caso de vacío alguno será suplido con la Ley. El presente documento es aplicable a todas las bases de datos que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento y Protección por YUSTII.

Cualquier incumplimiento de la política acarreará sanciones de tipo contractual. Lo anterior, sin perjuicio del deber legal de ser responsable patrimonialmente por los daños y perjuicios que llegaren a causar a los Titulares de los datos personales o a la sociedad YUSTII S. A. S., como consecuencia del incumplimiento de la Política o el indebido tratamiento de los datos personales de los Titulares. 

  1. DEFINICIONES 

De conformidad con la legislación vigente sobre los datos personales y su tratamiento propiamente dicho, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral y, en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que por conexidad estén protegidos por el derecho fundamental de datos personales: 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado emitido por un Titular para permitir el Tratamiento de sus Datos Personales por el Responsable de los datos personales.
  1. Aviso de privacidad: Documento electrónico generado por el Responsable del tratamiento, que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, las características y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  1. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  1. Consulta: Solicitud verbal o escrita proveniente del Titular del dato personal o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer el dato personal de aquel que se encuentre alojado o almacenado en una base de datos. 
  1. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles.
  1. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
  2. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  1. Dato Semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  1. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad personal del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación. Aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
  1. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
  1. Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  1. Mecanismos Internos: Aquellos adoptados por el área encargada para poner en práctica las políticas internas, incluyendo herramientas de implementación, seguridad, entrenamiento y programas de educación.
  1. Plataforma/sitio/página/página web: desarrollo web que permite y facilita a los USUARIOS el acceso a los servicios ofrecidos por Yustii.com. Se hace referencia a todo el contenido web de Yustii.com y todos los links, micrositios, “pop-ups”, avisos, anuncios, páginas, blog y contenidos derivados de Yustii.com. Hace referencia a YUSTII.
  1. Reclamo: Solicitud verbal o escrita proveniente del Titular del dato personal o de las personas autorizadas por éste o por la ley para actualizar, corregir o suprimir el dato personal se encuentre alojado o almacenado en una base de datos.
  1. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los datos.
  1. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.
  1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del territorio colombiano, conforme a la finalidad autorizada y contenida en la presente política.
  1. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable, conforme a la finalidad autorizada y contenida en la presente política.
  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión.
  1. Usuario/usuarios: persona natural o jurídica que acceda, navegue o utilice los servicios o realice cualquier tipo de actividad, gratuita u onerosa, a través del sitio. Comprende a abogados, prestadores de servicios legales, clientes, proveedores y demás terceros que hagan uso de LA PLATAFORMA.
    1. Abogado / prestador del servicio: Persona natural que presta servicios jurídicos por medio de LA PLATAFORMA, y que acceda, navegue o realice cualquier tipo de actividad, gratuita u onerosa con fines de ofrecer sus servicios a través del sitio. Podrá ser un abogado titulado con tarjeta profesional vigente, o un estudiante de derecho que haya aprobado sus estudios reglamentarios y cuente con tarjeta profesional temporal. Esto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 del Decreto 196 de 1971.
  1. Cliente: Persona natural o jurídica que acceda, navegue y compre o utilice los servicios a través del sitio.
  2. NORMATIVA APLICABLE
  1. Constitución Política, artículos 15 y 20
  2. Ley Estatutaria 1266 de 2008
  3. Ley Estatutaria 1581 de 2012
  4. Decreto 1727 de 2009
  5. Decreto 2952 de 2010
  6. Decreto 1377 de 2013
  7. Decreto 886 de 2014
  8. Decreto 1074 de 2015
  9. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la sociedad YUSTII S. A. S. aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, transmisión y transferencia de datos personales:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: En la captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales, la sociedad YUSTII S. A. S., dará aplicación al artículo 15 de la Constitución Política; a la Ley Estatutaria 1581 de 2012; al Decreto 1377 de 2013 y; a las demás normas vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  1. Principio de finalidad: La captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales que sean acopiados o recogidos por la sociedad YUSTII S. A. S., o a los que esta tenga acceso, obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y las Leyes, la cual debe ser informada al Titular.
  1. Principio de libertad: La captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  1. Principio de transparencia: En la captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la sociedad YUSTII S. A. S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  1. Principio de acceso y circulación restringida: La captura, recolección, uso y tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y, a las normas vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. 
  1. Principio de seguridad: La información sujeta a captura, recolección, uso y tratamiento por parte de la sociedad YUSTII S. A. S., se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas existentes que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la administración, manejo y actualización, o que tengan acceso a informaciones que se encuentren en Bases de Datos y que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de la información, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las normas vigentes y aplicables, que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos. 
  2. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable de la captura, recolección, uso y tratamiento de sus datos personales será la sociedad YUSTII S. A. S., identificada con NIT. 901498220 – 1, con domicilio en la Carrera 14 # 94-44 Torre B Piso 6, Bogotá, Colombia, correo electrónico contacto@www.yustii.com  y teléfono (57-1) 6348533 en los siguientes casos:

  1. Cuando una persona natural ingrese sus datos personales en YUSTTI al momento de registrarse con el fin de adquirir la calidad de USUARIO;
  1.  Cuando un USUARIO, que eleva solicitud para acceder a la prestación de un servicio, ingresa información específica relacionada a su solicitud en YUSTII y;   
  1. Cuando un USUARIO cargue información y/o documentos con el fin de que estos compartidos con la comunidad de YUSTII.

La sociedad YUSTII S. A. S., no será responsable del Tratamiento de los datos personales suministrados por los USUARIOS interesados en adquirir un servicio legal con el ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS,  que sea necesarios para que el PRESTADOR DE SERVICIOS legales desarrolle su actividad, además de los definidos previamente. En este caso, la responsabilidad recae única y exclusivamente en el ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS que se encuentre prestando sus servicios. 

  1. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La sociedad YUSTII S. A. S., tendrá los siguientes deberes como responsable:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa vigente, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  1. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  1. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa vigente;
  1. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la normativa vigente;
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa vigente y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  1. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  1. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  1. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y,
  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  2. TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTADA POR YUSTII
  3. Datos al momento de la creación de la cuenta, tales como nombre, apellidos, edad, nacionalidad, documento de identidad, domicilio, profesión u oficio, género, fotografía, teléfono de contacto, correo electrónico y otros relacionados con la identificación del USUARIO.
  1. Datos ingresados por los USUARIOS cuando elevan una solicitud para acceder a la prestación de un servicio.
  1. Datos del ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS relacionados con la forma de pago, tales como, información de pago, número de identificación, , información sobre la cuenta bancaria, detalles de facturación envío y contacto.
  1. Datos del CLIENTE relacionados con el pago por el servicio, tales como, información de pago, información sobre el medio de pago, detalles de facturación, envío y contacto.
  1. Datos relacionados con el uso de la aplicación, tales como contenido que visualiza el USUARIO, funciones que utiliza, acciones que se llevan a cabo, hora y fecha de entrada, frecuencia en que se contratan los servicios de las entidades aliadas y similares.
  1. Datos relacionados con la información recolectada en encuestas e investigaciones que permitan hacer mejoras a los servicios ofrecidos por YUSTII S. A. S., y otras entidades aliadas.
  1. Datos relacionados con los intereses, acciones y conexiones de los USUARIOS, para la selección de anuncios y publicidad.
  2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás derechos Constitucionales, la sociedad YUSTII S. A. S., solo utilizará los datos personales que el Titular de los mismos haya autorizado previa y expresamente, siempre, dentro del marco de la misión y el objeto mismo de YUSTII, esto es para:

  1. Prestar los servicios ofrecidos a los USUARIOS a través de YUSTII;
  1. Preparar documentos con contenido contractual o que generen consecuencias legales, reclamaciones o peticiones a las autoridades relacionados con la prestación de los servicios a través de LA PLATAFORMA, por sí misma o por interpuesta persona;
  1. Hacer oferta de servicios o productos de YUSTII;
  1. Ejecutar procesos internos de desarrollo y operación de la YUSTII;
  1. Actualizar LA PLATAFORMA, procesos de archivo y procesos de protección de datos;
  1. Enviar e-mails, mensajes de texto, comunicaciones a través de Whatsapp u otras comunicaciones relacionadas con la prestación del servicio de YUSTII;
  1. Transmitir datos a terceros con fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos;
  1. Tratar toda la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables;
  1. Adelantar control y prevención del fraude y de lavado de activos, consultar en listas restrictivas, y consultar toda la información requerida para ejecutar procedimientos de comprobación de LA/FT y,
  1. Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el Titular para ofrecerle servicios y productos.

La recolección de datos personales y, su tratamiento automatizado, tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin que, en el ejercicio de su objeto social, YUSTII S. A. S. requiera.

La información será recolectada igualmente con fines de generar anuncios publicitarios, ofertas y anuncios.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, mediante el cual se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  1. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  1. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. 
  2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La Autorización de tratamiento de Datos Personales, debe ser obtenida de forma previa, expresa y consentida por parte del Titular, para así dar Tratamiento a los Datos Personales de éste, sin perjuicio de las excepciones previstas en las normas vigentes y aplicables. La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, como un documento electrónico, llamadas telefónicas, un mensaje de datos con cualquier mecanismo técnico o tecnológico que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.

La Autorización siempre se regirá por los principios establecidos en la Ley y en esta política. LA PLATAFORMA no requerirá Autorización cuando la Ley así se lo permita:

  1. FACULTADOS PARA AUTORIZAR EL TRATAMIENTO

La Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales será otorgada por:

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad.
  1. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  2. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Sin importar el medio por el cual se haya obtenido la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales, es necesario conservar la prueba de la Autorización otorgada por los Titulares a LA PLATAFORMA, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma, fecha y manera que se obtuvo la Autorización.

Al efecto, YUSTII podrá obtener prueba de la autorización del tratamiento por medios físicos y/o electrónicos, tanto dispuestos en el aplicativo, página web, vía telefónica o cualquier otro medio idóneo por medio del cual el Titular brinde dicha autorización. 

Se entenderá que, desde el momento del Uso de LA PLATAFORMA y la aceptación de los Términos y Condiciones de Uso de LA PLATAFORMA, por parte del USUARIO, conoce la presente Política de Privacidad y sus actualizaciones, de modo que, dicho evento bastará como prueba de la autorización del uso de sus datos. 

  1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

No será necesaria la autorización del Titular cuando: 

  1. La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  1. Se trate de datos de naturaleza pública.
  1. Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
  1. Se trate de información cuyo tratamiento ha sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  1. Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Conforme a lo plasmado en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, todos los Titulares de los datos personales, tienen los siguientes derechos respecto al tratamiento de éstos:

  1. Información: Previamente a la Autorización del Titular de Datos Personales, éste tiene derecho a que LA PLATAFORMA le indique el uso y Tratamiento que le dará a su información y los derechos que tiene como Titular de los datos suministrados.
  1. Acceso y Conocimiento: El Titular tiene derecho a solicitar y/o acceder, en forma gratuita, -salvo las excepciones legales-, a la información que esté siendo tratada por LA PLATAFORMA y el uso que se le está dando.
  1. Rectificación: El Titular tiene el derecho a solicitar la corrección de información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, que conduzca a error, cuando tenga relación con sus Datos Personales y siempre que esté en poder de LA PLATAFORMA.
  1. Actualización: Es el derecho del Titular de solicitar modificaciones en su información, ya sea mediante su adición o supresión.
  1. Solicitud de Prueba de la Autorización: El Titular tiene el derecho de solicitar a LA   PLATAFORMA, una prueba de la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre que no se encuentre en una excepción legal para solicitarla, como cuando se   trata de un Dato Público.
  1. Revocatoria y Supresión: Es el derecho del Titular de revocar en cualquier momento, la Autorización para tratar sus Datos Personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. También tendrá derecho a solicitar la supresión de Datos Personales cuando en su Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables.
  1. No Obligatoriedad: El Titular no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento cuando se trate de Datos Personales sensibles.
  1. Gratuidad: Sin perjuicio de las excepciones legales, el Titular tiene derecho a conocer la información que hayan sido objeto de tratamiento de forma gratuita.
  1. Presentar quejas: El Titular tiene derecho a poner en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, las posibles infracciones a Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
  1. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  2. DATOS SENSIBLES

De conformidad con las normas vigentes y aplicables respecto al tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales determinados por conexidad y, con la presente Política de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del Titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud o vida sexual y, los datos biométricos, como huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano.

  1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

La sociedad YUSTII S. A. S. podrá hacer la captura, recolección, uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización previa y explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  1. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  1. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  1. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. 
  2. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En la captura, recolección, uso y tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos de YUSTII sobre niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de YUSTII. o, que eventualmente se soliciten, deberá ser autorizado expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, siempre que: i) Responda y respete el interés superior de los menores. ii) Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores. iii) Se cuente con el debido escrito mediante el cual, sus padres o, en su defecto, el representante legal, conceda la Autorización del Tratamiento de Datos Personales del menor, previo ejercicio del menor a su derecho de ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el asunto.

De igual manera la sociedad YUSTII S. A. S. facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

Los datos de menores que llegue a poseer LA PLATAFORMA son exclusivamente para prestar aquellos servicios legales que involucren menores de edad.

  1. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA

Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del Titular o, en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o Transmisión de datos USUARIOS, colaboradores, proveedores, contratistas y empleados de YUSTII S. A. S. con terceros, se realizará única y exclusivamente para los fines correspondientes  al objeto de YUSTII, garantizado los derechos e información del Titular, situación que se entiende conocida y autorizada desde la aceptación del presente documento. 

En dado caso que YUSTII realice la transmisión o transferencia de Datos Personales se observará la normativa aplicable, especialmente las siguientes reglas:

  1. Que el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  1. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  1. Transferencias bancarias bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  1. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  1. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando cuente con la autorización del Titular y,
  1. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
  1. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES AL ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS.

De manera automática, al momento en que el CLIENTE acepte y contrate los servicios de un ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS, YUSTII transmitirá a este último los siguientes datos: 

  1. Información seleccionada y puesta a disposición por los USUARIOS en su perfil, tales como: nombre, apellidos, edad, nacionalidad, documento de identidad, domicilio, profesión u oficio, género, fotografía, teléfono de contacto, correo electrónico y otros relacionados con la identificación del USUARIO.
  1. Información proporcionada por el CLIENTE en relación al servicio que será prestado. 
  1. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN AUTOMÁTICA POR USO DE LA PLATAFORMA

YUSTII S. A. S. recolectará de manera automática, con el acceso y uso por parte de USUARIOS y terceros de LA PLATAFORMA, información como la Dirección del Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador, naturaleza del dispositivo mediante el cual se accede a LA PLATAFORMA, identificador de dispositivo móvil o portátil, acciones realizadas en y a través de LA PLATAFORMA, el contenido y características a las que accede el USUARIO, información sobre lectura de mensajes de correo electrónico, su apertura y reenvío. 

La información será recopilada de manera automática a través de tecnologías como registros de servidor estándar, cookies y web beacons.

La información recolectada automática será recopilada por YUSTII S. A. S. para operar, administrar y perfeccionar la prestación del servicio y sistemas a través de LA PLATAFORMA. 

Si la información automáticamente recopilada se encuentra vinculada o asociada a información personal, tal información en conjunto será tratada como información personal conforme a la presente política.

  1. MEDIDAS DE SEGUIRIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA PLATAFORMA, en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Al momento de ingresar datos y documentos a YUSTII un grupo de colaboradores seleccionados por YUSTII S. A. S. o aliados debidamente autorizados y seleccionados para esta función, realizará un proceso de filtración y corroboración de la información proporcionada. De igual forma, se usará la información almacenada en las bases de datos con miras a verificar cuentas y actividades, así mismo, con el fin de prevenir e identificar actividades e información que incumplan con los términos y condiciones de LA PLATAFORMA.

  1. ACCESO A LA INFORMACIÓN

De la mano con lo anterior, las Bases de Datos que se encuentren consolidadas en archivos electrónicos contarán con una copia de respaldo que tendrá asignada la misma clave de seguridad del archivo principal y cuyo acceso estará limitado al personal Encargado determinado por YUSTII S. A. S., y su Encargado Suplente, los cuales podrán acceder a ellos en caso de ser necesario y/o solicitado por el Titular en los casos del numeral 18.

La información a la cual tendrán acceso todos los USUARIOS de YUSTII será la siguiente:

  1. Información seleccionada y puesta a disposición por los USUARIOS en su perfil. 
  1. MECANISMOS DE PROTECCIÓN

En congruencia con el numeral 18, YUSTII pondrá a disposición de los USUARIOS canales en los cuales podrán solicitar la rectificación y supresión de datos personales y/o documentos que cuales infrinjan la normativa colombiana y la presente política, para que estas solicitudes sean evaluadas por el personal dispuesto por la sociedad YUSTII S. A. S., para tal fin.

YUSTII S. A. S., se reserva el derecho de suprimir cualquier información que considere infractora de la normativa nacional, la política de privacidad y los términos y condiciones de YUSTII. 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

El USUARIO podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a YUSTII, enviando una comunicación, en cualquier momento y de manera gratuita, a través del siguiente correo electrónico contacto@www.yustii.com  y de manera física podrán ser radicadas en la dirección Carrera 14 #94-44 Torre B Piso 6. Estas, serán atendidas y tramitadas por el equipo administrativo, quienes tendrán acceso al correo dispuesto para recibir consultas o quejas, siempre se dejará constancia de la recepción y el trámite de la solicitud.

Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
  1. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  1. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  1. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  1. Las personas facultadas para representar los derechos de los niños, niñas o adolescentes.

La petición o derecho que ejercita el Titular de los datos personales deberá contener:

  1. Nombre y apellidos del USUARIO.
  1. Los datos de contacto para recibir notificaciones.
  1. Los documentos que acrediten en debida forma la representación legal, la condición de causahabiente, personería o mandato para actuar, si fuera el caso.
  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

Estos derechos se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su Titular o simplemente para revocar la autorización de tratamiento y solicitar la supresión de los datos. 

  1. CONSULTAS

Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de YUSTII, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, a través del medio indicado en el numeral 18 de la presente Política, siempre y cuando sea el Titular de los datos o su representante.

Las consultas serán atendidas en el término legal otorgado para tal fin. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la consulta, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo

  1. RECTIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Los Titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos de YUSTII debe ser objeto de rectificación o actualización, podrán presentar un reclamo ante YUSTII S. A. S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a YUSTII S. A. S., a través del medio indicado en el numeral 18 de la presente Política, con la siguiente información:

  1. Identificación del Titular.
  1. Los datos de contacto para recibir notificaciones.
  1. Los documentos que acrediten en debida forma la representación legal, la condición de causahabiente, personería o mandato para actuar, si fuera el caso.
  1. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización.
  1. Los documentos que se quieran hacer valer.
  1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  1. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  2. SUPRESIÓN DE DATOS

Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar, en todo momento y de forma gratuita, a YUSTII S. A. S., la supresión de sus datos personales cuando:

  1. Consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y en la presente Política.
  1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  1. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por los Titulares, sus causahabientes o representantes, en los registros, archivos y bases de datos administrados por YUSTII.

El reclamo se formulará mediante solicitud verbal o escrita dirigida a YUSTII S. A. S., a través del medio indicado en el numeral 18, con la siguiente información: 

  1. Identificación del Titular. 
  1. Los datos de contacto para recibir notificaciones. 
  1. Los documentos que acrediten en debida forma la representación legal, la condición de causahabiente, personería o mandato para actuar, si fuera el caso.
  1. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 
  1. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización. 
  1. Los documentos que se quieran hacer valer.

Ahora bien, es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  1. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  2. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación Legalmente adquirida por el Titular.

En caso de negativa por parte de YUSTII, el Titular tiene el derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, que ordene la supresión de la información personal.

  1. REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN 

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes podrán, de forma gratuita, revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, en los siguientes eventos:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  1. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Para ello, el Titular podrá revocar su consentimiento mediante el mismo medio por el que lo otorgó. Al respecto, se debe tener en cuenta que existen dos modalidades de revocación del consentimiento: Una de ellas se da sobre la totalidad de las finalidades consentidas y, la otra, se da sobre algunos tipos de tratamiento determinados. 

La revocatoria a la Autorización, implica que YUSTII no podrá seguir dándole Tratamiento a los Datos Personales del Titular.

No obstante lo anterior, LA PLATAFORMA podrá negar la supresión de los datos por las mismas causales invocadas en el numeral 18.3. En caso de negativa por parte de YUSTII, el Titular tiene el derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, que ordene la supresión de la información personal.

  1. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

En Encargado del Tratamiento de Bases de Datos, bien sea YUSTII o el ABOGADO/PRESTADOR DE SERVICIOS en los casos señalados en el numeral 7 tendrá los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la normativa vigente;
  1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  1. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la normativa vigente;
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normativa vigente y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  1. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la normativa vigente;
  1. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares y,
  1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  2. COOKIES

Los USUARIOS de LA PLATAFORMA comprenden y consienten que YUSTII podrá utilizar un sistema de seguimiento a través del uso de cookies, el cual consiste en pequeñas unidades de información almacenada temporalmente en el disco duro del computador del USUARIO, útiles para navegar en el sitio exclusivamente para conocer los intereses, comportamientos y demografía de los USUARIOS que utilizan LA PLATAFORMA con el objeto de mejorar la oferta de servicios. 

De la voluntad exclusiva del USUARIO dependerá la permanencia de las cookies en el dispositivo del USUARIO. La mayoría de los ‘browsers’ de la red aceptan ‘cookies’ automáticamente. El USUARIO puede evitar esto cambiando la configuración de su ‘browser’. Puede eliminar las ‘cookies’ almacenadas en el PC en cualquier momento suprimiendo los archivos de Internet temporales (“Herramientas/Extras” de la barra del ‘Browser’ -“Opciones de Internet”).

  1. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y, durante el tiempo en que YUSTII S. A. S. ejerza las actividades propias de su objeto social. Cualquier modificación sustancial a las mismas, -bajo los parámetros de los artículos 5 y 13 del Decreto 1377 de 2013, será comunicada de forma eficiente a los Titulares, antes de su implementación. Las bases de datos contenidas en esta Política tendrán una vigencia igual a la de YUSTII.

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